AVALIK TEAVE JA PRIVAATSUSPOLIITIKA
Laeva Vallavalitsus kui ametiasutus täidab avaliku võimu ülesandeid, mistõttu ametiasutuse tegevus on avalik. Lähtuvalt seadustest on ametiasutusel kohustus teatud osa dokumentidest ja teabest Internetis avalikustada või teha muul viisil igaühele kättesaadavaks. Oma tegevuse käigus kogub ja töötleb ametiasutus ka isikuandmeid ja isikute eraelu puudutavat teavet. Juba iga kirjaliku pöördumisega ametiasutusse satub meie valdusse teave, mis võib riivata Teie eraelu, näiteks loetakse selliseks teabeks e-posti aadressi, andmeid elukoha kohta, telefoninumbrit jm.
Seadused on isikuandmete ja eraelu puudutava teabe menetlemiseks ja töötlemiseks näinud ette kitsendused. Ametiasutus oma sisemise töökorraldusega peab tagama, et isikute eraelu võimalikult vähe riivataks ning asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud isikuandmed ei satuks kolmandate isikute valdusse.
Kui ametiasutus on Teie hinnangul kogunud ja kasutanud Teie andmeid ebaseaduslikult või ei väljasta isikule tema kohta käivaid andmeid, siis on Teil õigus pöörduda kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.
Isikuandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis
Laeva valla omavalitsusorganid, vallavalitsus ja vallavolikogu, ja nende organite moodustatud komisjonid ning Laeva Vallavalitsus kui ametiasutus (edaspidi ametiasutus) töötleb isikute andmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutustele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtutakse isikuandmete kaitse seadusega ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistega isikuandmete töötlemisele sätestatust.
Peamised isikuandmete töötlemisega seotud ülesanded
Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue jne – edaspidi nimetatud kiri) või isiku pöördumine vallavalitsuse või omavalitsusorganite poole. Isiku algatuse või osaluseta töötleb vallavalitsus isikuandmeid ainult siis, kus seadus näeb vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks ette.
Isikuandmeid (nimi, aadress, e-posti aadress, telefon) kasutatakse kirja saatjale vastamiseks, õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks vajaliku informatsiooni taotlemisel kirja adressaadiga kontakti saamiseks.
Asja menetlemiseks ning dokumendi kätte toimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise ametiasutusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.
Isikuandmetega dokumente säilitatakse vastavalt Laeva Vallavalitsuse dokumentide loetelus märgitud säilitustähtajale. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse ja kustutatakse ka dokumendiregistrist.
Näited isikuandmeid sisaldavate või sisaldada võivate dokumentide säilitustähtaegadest:
1) valla omavalitsusorganite õigusakte (vallavalitsuse korraldused, vallavolikogu otsused) ja protokolle säilitatakse alalisena;
2) rahvastikuregistri alusdokumentidena säilitatakse isikukoodide taotlused alalisena, elukoha- ja isikuandmete teated 55 aastat,
3) ehitiste ja maa kasutamisega seotud dokumendid säilitatakse alalisena;
4) vallaeelarvest makstavate tasude, hüvitiste, toetuste, õppelaenu kustutamisega jms seotud dokumendid säilitatakse 7 või 10 aastat;
5) eraisikute kirjavahetust säilitatakse 3 või 5 aastat, valimisküsimustes alaliselt. Õigusaktidest tulenevalt võib kirjavahetusel olla ka lühem või pikem säilitustähtaeg;
6) vallaga töö- või teenistussuhtest lähtuvalt on personaliga seotud dokumentide üldine säilitustähtaega 50 aastat; 2009. aastast säilitatakse töölepinguid 10 aastat lepingu lõppemisest arvates; tööohutuse ja töötervishoiuga seotud dokumente säilitatakse 55 aastat; vallavanema käskkirju puhkusele lubamiseks, teenistus- või töölähetusse suunamiseks, isikliku sõiduauto teenistusülesannete täitmiseks kasutamise hüvitamiseks 7 aastat ning majanduslike huvide deklaratsioone 5 aastat (alates 2014. aastast esitatakse huvide deklaratsioonid Vabariigi Valitsuse asutatud registrile, kes korraldab deklaratsioonide avalikustamise, säilitamise ning hävitamise);
7) füüsiliste isikutega sõlmitud töövõtu- ja käsunduslepinguid säilitatakse 10 aastat;
Statistikat ja asutuse tegevuse kokkuvõtteid avaldatakse umbisikuliselt, ilma isikunimede ja kontaktandmeteta.
Laeva valla veebilehel pildigaleriis fotode avaldamine
Laeva valla veebilehel fotode avaldamisel (sh pildigalerii) lähtub Laeva Vallavalitsus isikuandmete kaitse seadusest ja Andmekaitse Inspektsiooni juhisest „Juhend kaamerate kasutamise kohta".
Eesti Vabariigi põhiseaduse ja isikuandmete kaitse seaduse alusel on igaühel õigus oma kujutisele ning nõuda, et tagatakse tema õigus eraelu puutumatusele ka avalikus ruumis. Isikuandmete kaitse seadus annab neli õiguslikku alust, mil isiku salvestise kasutamiseks ei ole vaja tema kirjalikku taas esitamist võimaldaval viisil antud nõusolekut (loetelu Andmekaitse Inspektsiooni koostatud juhisest):
1) videosalvestamine füüsilise isiku poolt isiklikul otstarbel (nt sünnipäev, pulmapidu);
2) avalikustamise eesmärgil videosalvestamine avalikus kohas ning avalikel üritustel (IKS § 11 lg 8);
3) jälgimisseadmete kasutamine isikute või vara kaitseks (IKS § 14 lg 3);
4) ajakirjanduslikul eesmärgil, kui esineb ülekaalukas avalik huvi inimese andmete avalikustamiseks ning inimese õigusi ei kahjustata ülemääraselt (IKS § 11 lg 2).
Laeva valla veebilehel pildigaleriis avaldatakse fotod tuginedes isikuandmete kaitse seaduse § 11 lõikele 8 ehk Laeva valla veebilehel avaldatakse fotod, mis on tehtud Laeva valla avalikel üritustel või avalikus kohas.
Avalikul üritusel teavitatakse üritusel viibijaid kaamera kasutamise faktist ning salvestise kasutamise kohast ja eesmärgist.
Avalikul üritusel viibijal või avalikus kohas viibijal on õigus avaldada soovi enda mittejäädvustamiseks või käituda viisil, mis tagab tema mittesalvestamise.
Sellist soovi ei saa avaldada isikud, kes täidavad üritusel või avalikus kohas avaliku võimu funktsiooni. Samuti eeldatakse, et Laeva valla üritusel esineja on nõustumisega avalikkusele esineda andnud nõusoleku ka esinemise faktide jäädvustamiseks ning avaldamiseks.
Kui isik leiab, et Laeva valla veebilehel avaldatud fotode avalikustamisega on riivatud tema eraelu, on tal õigus pöörduda Laeva Vallavalitsusse (e-post: laeva@laeva.ee; saata vallavalitsusele kiri aadressil 60608 Väänikvere tee 8 Laeva küla Laeva vald Tartumaa; helistada tel 730 1791).
Isikuandmete kolmandatele isikutele, sealhulgas teistele asutustele edastamine
Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt sisaldab isiku kiri selle saatja või saaja elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-postiaadressi. Eelloetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks teabeks ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele (v.a kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab avaliku teabe seadus (§ 35).
Hoolimata juurdepääsupiirangust, väljastab ametiasutus dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest, lepingust või muust toimingust tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jms).
Kui ametiasutusele saadetud kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastab ametiasutus selle vastavale asutusele, informeerides sellest ka kirja saatjat.
Kui kirjaga, mis on ametiasutusele saadetud või ametiasutusest väljastatud, soovitakse tutvuda teabenõude korras (alus avaliku teabe seadus 3. peatükk), analüüsib ametiasutus teabenõude saamisel, kas taotletavat dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusse. Igal juhul kaetakse väljastatavas dokumendis kirja saaja või saatja kontaktandmed (aadress, e-postiaadress, telefoninumber).
Ametiasutuses ning omavalitsusorganite töös avaldab ametiasutus isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt, s.o asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.
Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele (§ 26), avaliku teenistuse seadusele (§ 55) on Laeva Vallavalitsuse, Laeva Vallavolikogu ja nende moodustatud komisjonide liikmed nii volituste ajal kui ka pärast volituste lõppemist ning ametiasutuse ametnikud kohustatud hoidma saladuses teenistuse tõttu teatavaks saanud perekonna- ja eraellu puutuvaid andmeid ning muud asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teavet. Kui omavalitsusorgan või komisjon ei vaja seisukoha andmiseks või otsustamiseks otseselt isikuandmeid, edastab ametiasutus dokumendid organi liikmetele isikuandmeteta või muu konfidentsiaalse teabeta.
Haldusmenetluse seaduse § 37 lõigetele 2 ja 3 tuginedes võimaldatakse haldusmenetluses menetlusosalistel toimiku ja dokumentidega tutvuda ametiasutuses ametiisiku juuresolekul. Ametiisik peab tagama, et dokumentidega tutvumisel ei avaldata teiste menetlusosaliste eraelu puudutavaid andmeid.
Ametiasutus peab isikuandmete kolmandatele isikutele ja asutustele edastamise kohta arvestust. Register on isikuandmete kaitse seaduse (§ 25 lg 2 p 5) ja avaliku teabe seadusega (§ 39 lg 2) sätestatud ülesannete täitmiseks ning ainult asutusesisene. Ametnik, kes isikuandmed või isikuandmetega dokumendi kolmandale isikule või asutusele edastas, peab registrisse märkima, kellele, mis eesmärgil, millal, millisel viisi ja millist asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teavet ta edastas.
Isikuandmete avalikkusele kättesaadavaks tegemine
Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest.
Eraisikute kirjad (nii asutusse saabunud kui ka asutusest välja saadetud) registreeritakse Laeva Vallavalitsuse elektroonilises dokumendiregistris. Dokumendiregistrile on kõikidel juurdepääs Internetis Laeva valla veebilehelt www.laeva.ee
Avaliku teabe seadusest (§ 12 lg 3) lähtuvalt märgitakse dokumendiregistrisse kirja saatja ja saaja kohta nimi, aadress ja muud kontaktandmed. Dokumendiregistri avalikust vaatest on võimalik näha kirja saatja või saaja nime initsiaalid.
Vastavalt kohaliku omavalitsuse korralduse seadusele (§ 23 lg 5, § 31 lg 1, § 51 lg-d 6 ja 7) peavad Laeva Vallavolikogu ja Laeva Vallavalitsuse õigusaktid (otsused ja korraldused) ning omavalitsusorganite istungite ja organite moodustatud komisjonide koosolekute protokollid olema igaühele kättesaadavad. Õigusaktid ja protokollid tehakse kättesaadavaks dokumendiregistri kaudu. Õigusaktides ja protokollides ei avalikustata isikute nimesid, elukohti ning kontaktandmeid. Kui õigusakt sisaldab lisaks isiku nimele ja kontaktandmetele muud seaduse alusel asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet, ei avalikustata õigusaktist ka vastava teabega osa (kohaliku omavalitsuse korralduse seadus § 31 lg 2 ja § 51 lg 8). Kui õigusakti või protokolli sisu on valdavalt asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teave, õigusakti või protokolli ei avalikustata.
Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest.
Vastavalt haldusmenetluse seadusele (§ 31) on ametiasutusel õigus dokumendi resolutiivosa (dokumendi osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema) avaldada kas üleriiklikus või kohalikus ajalehes või internetipõhises väljaandes „Ametlikud Teadaanded". Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse, kui
1) dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;
2) puuduvad andmed menetlusosalise aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;
3) haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avaldamisele Riigi Teatajas.
Internetipõhises väljaandes „Ametlikud Teadaanded" avalikustab ametiasutus isikuandmeid ka juhul, kui seda näeb ette eriseadus või selle alusel antud õigusakt (vt Riigi Teataja seadus § 13, Ametlike Teadaannete põhimäärus; www.ametlikudteadaanded.ee ).
Isiku otsese osaluseta ja seadusest tuleneva aluseta edastab ametiasutus valla infolehele vastsündinute nimed, et õnnitleda uusi vallakodanikke ja nende vanemaid, samuti kaastunde avaldusena surnud vallakodanike nimed ning eakate inimeste sünnipäevaõnnitlused alates 65. eluaastast. Isikud, kes ei soovi, et nende lähedaste nimed õnnitluseks või kaastunde avaldamiseks ajalehes avaldatakse, teavitagu vastavast asjaolust valla infolehe toimetajat.
Õigus tutvuda enda andmetega
Igaühel on õigus küsida ametiasutuselt enda kohta käivaid isikuandmeid ning teavet ning õigus tutvuda kõikide tema kohta kogutud andmetega. Seda õigust võib piirata üksnes seaduse alusel.
Lähtuvalt isikuandmete kaitse seadusest (§ 19) on igal isikul õigus saada teada:
1. milliseid isikuandmeid tema kohta ametiasutuses kogutakse ja on kogutud;
2. millisel eesmärgil ning millisele seadusele või muule õigusaktile tuginedes tema andmeid töödeldakse;
3. millistele isikutele või asutustele on tema isikuandmeid edastatud.
Enda andmete töötlemise kohta on ametiasutuselt võimalus saada informatsiooni või tutvuda andmetega, mida Teie kohta on kogutud, järgmiselt:
1) pöörduda suulise järelepärimisega telefoni teel või ametniku vastuvõtul;
2) esitada kirjalik taotlus;
3) taotleda teabenõude (vt avaliku teabe seaduse § 14) korras Teie isikuandmetega dokumentide väljastamist;
4) tutvuda Teie isikuandmetega dokumentide või registritega ametiasutuses kohapeal.
Surnud isiku andmeid on õigus taotleda pärijal, surnu abikaasal, surnu vanematel ja vanavanematel, lastel ja lastelastel ning õel või vennal.
Isikuandmete väljastamiseks peab andmete väljastaja olema veendunud, et tegemist on just selle isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Seetõttu peab andmete taotleja vajadusel oma isikusamasust või andmete taotlemise õigust tõendama. Kui telefoni teel tehtud päringu puhul ei ole ametnikul võimalik veenduda, et andmeid küsib õigustatud isik, on ametnikul õigus paluda taotluse esitamist kirjalikult koos vajalike tõenditega.
Lähtuvalt isikuandmete kaitse seadusest (§ 19 lg 3) väljastab ametiasutus nõutavad isikuandmed või põhjendab andmete väljastamisest või teabe andmisest keeldumist taotluse saamise päevale järgneva viie tööpäeva jooksul. Olenevalt taotletavatest andmetest võib eriseadus isikuandmete kohta teabe ja isikuandmete väljastamise korra suhtes näha ette erandi.
Teabenõude korras väljastatakse taotlejale tema isikuandmetega seotud dokumentide koopiad või väljatrükid või juhendatakse isik avalikustatud teabe juurde. Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul nõuetekohaselt esitatud teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast. Kui teabenõuet on vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib ametiasutus teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega teavitatakse teabenõude esitajat.
Ametiasutus keeldub dokumentidega koha peal tutvumise võimaldamisest ja dokumentide või teabe väljastamisest juhul, kui see võib
1) kahjustada teiste isikute õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset;
2) takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist või raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses;
3) ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.
Riiklikest registritest, millesse andmeandja on ametiasutus (Eesti rahvastikuregister, sotsiaalteenuste- ja toetuste andmeregister; majandustegevuse register, riiklik ehitisregister, riigi maakataster, kinnistusraamat, Eesti Hariduse Infosüsteem, Haigekassa, kohustusliku kogumispensioni register, e-toimiku infosüsteem) saab enda kohta käivaid andmeid kontrollida ka riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse (rubriik „Kodanikule") kaudu.
Igal isikul on õigus nõuda enda või oma esindatava (eestkostetava) ebaõigete isikuandmete parandamist. Selleks tuleb kas suuliselt või kirjalikult teha vastav tähelepanek ametiasutusele. Asjakohase teabe võib edastada kas asja menetlevale või menetlenud ametnikule või ametiasutuse üldkontaktidele (tel 730 1791, e-post laeva@laeva.ee või posti teel aadressil Väänikvere tee 8 Laeva küla Laeva vald Tartumaa). Paranduste tegemiseks võib ametiasutus nõuda täiendavaid tõendeid.
Kui isikuandmete töötlemise nõue ei tulene seadusest, peab ametiasutus isikuandmete töötlemiseks saama Teilt vabal tahtel kirjaliku nõusoleku (vt isikuandmete kaitse seaduse § 12).
Kui ametiasutusel ei ole Teie isikuandmete kasutamiseks enam (nt andmete säilitamise tähtaeg on lõppenud) seaduslikku alust, kuid Te leiate, et andmete töötlemist jätkatakse, võite nõuda andmete kasutamise lõpetamist või andmete kustutamist.